Tanto si lideras una pequeña empresa responsable como si eres una emprendedora o un emprendedor social, estoy segura de que sabes lo difícil que es organizarte para comunicar sin estrés.
Porque hoy en día, y más si operas online, tu comunicación ocupa gran parte de tu tiempo y/o del de tu equipo.
Y, a veces, conjugar la dedicación que precisa con las otras necesidades de tu negocio es todo un reto.
Créeme, sé la cantidad ingente de trabajo que hay detrás de una buena comunicación:
- Crear contenidos para tu blog o pódcast.
- Publicar y atender a las personas en tus redes sociales.
- Gestionar tu newsletter.
- Crear recursos de descarga gratuitos de calidad.
- Hacer vídeos para tu sección de recursos.
- Crear talleres gratuitos.
- Subir nuevas fichas de producto para tu tienda online.
- Crear automatizaciones de venta…
Pero ¿sabes qué?
Lo más importante para llevar a cabo una buena comunicación no son los recursos económicos o humanos con los que cuentas.
Lo más importante es la organización.
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Organización: la clave para comunicar sin estrés y optimizar tu tiempo
Uno de los problemas más repetidos por las alumnas y alumnos de mi programa de estrategia de comunicación “Amplifica tu impacto” es la falta de tiempo y el estrés al que se enfrentan a la hora de gestionar su comunicación.
- Sienten que no llegan a todo, porque se tienen que ocupar de demasiadas tareas a la vez.
- Como no tienen tiempo, dejan sus tareas de comunicación para los huecos que les permiten otras labores como la venta o la ejecución de sus productos o servicios éticos.
- Acaban creando sus materiales de comunicación a última hora y a salto de mata.
De hecho, la falta de organización es un problema grave cuando quieres que tu comunicación funcione.
Porque te lleva a una sensación de ansiedad permanente que hace que tus niveles de energía y, por lo tanto, tus ganas de comunicar, desciendan al nivel Fosa de las Marianas.
Así que vamos a ver cómo solucionarlo.
7 pasos para organizarte y comunicar sin estrés
1. Sé realista con tus objetivos
Internet está lleno de gurús que te prometen la luna en forma de facturación de siete cifras en tu negocio si sigues su método único (y les pagas billetes gordos por el camino).
Pero, como ya te imaginarás, no hay un solo método que funcione para todas las personas, sobre todo si están detrás de una empresa responsable.
Y es que no todas las personas tienen la misma situación ni los mismos recursos:
- Hay emprendedoras/es sociales que cuentan con equipos muy preparados y comunidades fieles, mientras otras personas solo cuentan con su tiempo y su pericia.
- Hay personas que tienen que compaginar su emprendimiento social con el cuidado de familiares u otro trabajo.
- Hay emprendedoras/es que gestionan varios negocios responsables a la vez y solo 24h en el día.
Como verás, cada situación es diferente.
Por eso no tiene sentido marcarte objetivos alejados de tu realidad solo porque otra persona los ha decidido por ti, porque eso solo te llevará a la frustración.
No tiene sentido marcarte objetivos alejados de tu realidad solo porque otra persona los ha decidido por ti, porque eso solo te llevará a la frustración.
Para evitarlo, mi recomendación es que tengas claras tus líneas de referencia: las líneas que marcarán tus objetivos basándose en tu experiencia previa o en los datos que tengas sobre tu sector o mercado.
Me explico:
- Si el año pasado conseguiste 1000 suscriptores nuevos a tu newsletter haciendo un sorteo, ya tienes una línea de referencia. Y puedes suponer que si haces 3 sorteos similares a lo largo del año puedes conseguir unos 3000 suscriptores.
- Y si no tienes experiencia previa con ciertas acciones o tu empresa es nueva pero sabes (por informes, por ejemplo) que en tu sector el año pasado la tasa de conversión a venta desde la web media fue de un 1%, puedes establecer ahí tu línea de referencia.
La línea de referencia es eso: una referencia, no es la realidad, pero te ayuda a marcarte objetivos realistas.
Porque ya sabes, mejor marcarte objetivos ambiciosos pero realistas, que quemarte con unas metas que ni siquiera son tuyas.
2. Calendariza tus tareas de comunicación recurrentes
Cuando creas tu estrategia de comunicación eres consciente de que hay tareas de comunicación que se van a repetir.
Si tienes un blog, un pódcast, un videoblog o una newsletter ya sabes que cada cierto tiempo vas a tener que crear contenido.
Lo mismo sucede si tienes presencia en redes sociales.
Entonces, ¿por qué esperar a última hora para crearlos?
Calendarizar los días y horas que vas a dedicar a tus tareas de comunicación recurrentes te evita el estrés de tener que encontrar un hueco en tu calendario cada semana o cada mes.
Calendarizar los días y horas que vas a dedicar a tus tareas de comunicación recurrentes te evita el estrés de tener que encontrar un hueco en tu calendario cada semana o cada mes.
3. Planifica y calendariza con tiempo tus acciones estratégicas
¿Te imaginas qué tranquilidad sentirías al saber qué va a suceder en tu comunicación en los siguientes meses?, ¿y tener perfectamente controlado cada paso para hacerlo realidad?
En Amplifica tu impacto las alumnas y alumnos crean un calendario anual en el que reflejan qué acciones estratégicas van a llevar a cabo en los siguientes 12 meses: sorteos, eventos, contacto con medios…
Eso les permite tener la tranquilidad de planificar con tiempo las tareas asociadas a esas acciones, que también calendarizan, dejando tiempo para imprevistos.
4. Trabaja por bloques
La comunicación requiere concentración.
Por eso trabajar tu comunicación en los huecos que te dejan otras tareas no funciona. Porque las dejas inacabadas, terminas haciéndolas con la fecha límite en el cogote y el resultado no refleja la calidad de tu trabajo.
Así que mi recomendación es que trabajes tu comunicación en bloques. Por ejemplo:
- Puedes redactar y programar las newsletter del mes siguiente el último miércoles de cada mes.
- O puedes crear los contenidos semanales para tus redes sociales reservándote un par de horas cada viernes.
- O puedes grabar y editar los vídeos para tu videoblog la primera semana de cada mes.
Se trata de encontrar una frecuencia ideal, que te funcione y que te permita concentrarte en una tarea durante un período de tiempo determinado y no volver a acordarte de ella hasta el período siguiente.
5. Prioriza
¿Cuántas veces has tomado una decisión sobre tu comunicación porque parecía que todo el mundo estaba haciendo lo mismo?, ¿porque era lo que se supone que debías hacer?
No todas las tareas de comunicación tienen la misma importancia para ti.
Porque hay tareas de comunicación más importantes que otras para lograr tus objetivos.
Así que, piensa:
- ¿Qué tareas deberías priorizar?
- ¿Cuáles son las tareas que sí te acercan hacia tus objetivos?
- ¿Cuáles son las tareas que haces porque sí pero que no te están dando resultados?
6. Delega determinadas tareas
No todo el mundo tiene los recursos económicos para delegar tareas, pero si tienes equipo o si puedes permitírtelo, es una buena manera de reducir el estrés sin rebajar tus objetivos.
¿Y qué tareas delegar?
Esta es siempre una pregunta tramposa, porque depende de la situación de tu marca responsable.
Además yo siempre recomiendo tocar todos los palos que puedas en tu empresa responsable antes de delegar. Para que sepas qué estás delegando y el trabajo que hay detrás y que no te den gato por liebre.
Pero, como sé que esta es una pregunta que se repite, hay tres tareas que, si puedes permitírtelo, sí te convendría delegar:
- Las que no requieren de tu magia: tareas técnicas como editar y programar tus posts en tu web o en tu newsletter.
- Las que precisan ayuda profesional: como el diseño, la programación o el copywriting de tu web (si estás empezando siempre puedes recurrir a una plantilla o redactar tus textos hasta que consigas recursos económicos, teniendo en cuenta que el resultado no será el mismo que con un/a profesional).
- Las que no te compensan por coste/hora: quizá editar las fotografías de tu tienda online se te da genial, pero te lleva horas de tu tiempo que serían más rentables si estuvieras dedicándote a otra tarea. En este caso delegar el trabajo a una fotógrafa o fotógrafo profesional te saldría más barato que hacerlo tú.
> Si quieres delegar tu copywriting o tus contenidos recurrentes en alguien en quien puedas confiar, échale un vistazo a mi servicio de copywriting y contenidos aquí.
7. Antes de quemarte, simplifica
Si sientes que el estrés te está alcanzando y tienes ganas de tirar la toalla, echa el freno y pasa al plan B.
Porque si te ocurre esto quizá tu comunicación está siendo demasiado ambiciosa para tus recursos. Así que pregúntate:
- ¿Cómo puedes conseguir resultados similares simplificando tu comunicación?
Quizá la respuesta está en crear menor cantidad de contenidos pero de mayor calidad o más segmentados, o en eliminar acciones que no te están dando los resultados que esperabas.
Comunicar sin estrés es posible (y saludable)
Como ves, comunicar sin estrés es posible con un poquito de organización.
Pon en marcha estos consejos y comprobarás cómo tu tranquilidad aumenta y tu comunicación va como la seda.
Espero que te haya gustado este post.
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